Dans l’évènementiel professionnel, culturel, sportif, mais aussi les concerts, les festivals, les keynotes, les lancements de produits etc., disposer d’une connexion internet est quasiment indispensable. D’une part pour vous, organisateurs, mais aussi pour vos participants.
La digitalisation d’un évènement amène une interactivité et peut devenir un réel atout en terme de marketing et de communication.
Se poser les bonnes questions en amont vous facilite le bon déroulement de l’événement.
Évaluer ses besoins
Tout d’abord, évaluer vos besoins. Ils varient en fonction de votre type d’évènement et de vos objectifs. Vous devez également déterminer si vous ouvrez l’accès WiFi à vos participants, ou non.
Ouvrir l’accès WiFi à vos participants est très avantageux en terme d’image de marque. Ils seront plus à même de partager leur expérience en live sur les réseaux sociaux, ce qui augmentera la visibilité de votre évènement. Cela peut par ailleurs vous aider dans votre recherche de sponsors et partenaires, étant donné qu’ils disposeront eux aussi d’une visibilité bien plus importante.
En outre, vous pourrez enrichir votre base de données en observant le comportement de vos participants : les réseaux sociaux qu’ils utilisent, comment ils les utilisent, leurs habitudes et les tendances auxquels ils sont sensibles.
Dans le cas où vous décidez d’ouvrir l’accès à vos participants, vous devez tenir compte de leur nombre et de leurs besoins pour choisir votre solution WiFi.
Ensuite, vous devez définir vos besoins au regard des animations que vous prévoyez, ainsi que des besoins techniques de vos exposants.
Alors, vous pourrez estimer le nombre d’appareils connectés et les besoins en mégabits par seconde.
Choisir sa solution
Il se peut que le lieu que vous avez choisi pour le déroulement de votre évènement propose une solution WiFi gratuite. Néanmoins, ces solutions sont généralement insuffisantes et peu qualitatives. De plus, elles offrent rarement l’accès au réseau aux participants.
Si le lieu propose un service payant, il faudra prévoir des frais supplémentaires pour la mise en place du service. Mais aussi des frais d’ouverture de ligne.
Vous pouvez également faire appel à un prestataire extérieur. La qualité du service sera généralement meilleure. Vous pourrez trouver une offre en adéquation avec vos besoins. Choisissez un prestataire qui agrège différentes solutions d’accès internet pour vous fournir un débit constant quoiqu’il se passe sur les lignes 4G/5G ou satellite ou encore filaire. L’utilisation de 2 ou 4 cartes SIM n’est pas suffisant pour un wifi ou un accès internet haut débit temporaire sur un événement de qualité. Certains lieux recommandent un prestataire, faites leur confiance là-dessus.
Dans tous les cas, prêtez attention au service de dépannage. Vous devez avoir un technicien à disposition sur place, ou sur demande. Effectivement, vous risquez une perte considérable de crédibilité en cas d’incident technique.
La solution Wi-Fi est un poste de dépense non négligeable. Il doit être pris en compte dès la réalisation du budget prévisionnel de votre évènement, de façon à éviter toute mauvaise surprise.
La connexion Wi-Fi est un élément important pouvant contribuer à la réussite de votre évènement. Ainsi, il doit être anticipé afin de trouver la solution la plus adaptée.
La connexion Wi-Fi est un élément important pouvant contribuer à la réussite de votre évènement. Ainsi, il doit être anticipé afin de trouver la solution la plus adaptée.
